Finanzpolizei – So erfolgt die Prüfung des Kassensystems

In der Kassenrichtlinie werden neben den rechtlichen Rahmenbedingungen die verschiedenen Arten von Registrierkassen und Kassensystemen typisiert. Es wird beschrieben, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und auf­bewahrt werden sollen.

Ein Schwerpunkt finanzpolizeilicher Maßnahmen ist die sogenannte Kassennachschau. Hier wird kontrolliert, ob die wahren Verhältnisse des Betriebes im Kassensystem festgehalten werden. Geprüft wird, ob alle relevanten Daten vollständig und richtig erfasst werden.

Das Nichtmitwirken des Unternehmers oder das Verhindern von Kassennachschauen kann zur Festsetzung von Strafen führen. Auch ohne Beisein des Steuerberaters ist die Finanzpolizei berechtigt, eine Kassennachschau durchzuführen.

Kontrollbesuche durch die Finanzpolizei können folgender­maßen ablaufen: Die Kontrollen erfolgen immer unangekündigt. Die Beamten treten meistens nicht in Uniform auf, müssen sich aber mittels Dienstausweis ausweisen. Mitarbeiter, die über die Funktionsweisen der Kassa informiert sind, sind verpflichtet, der Finanzpolizei Auskünfte zu erteilen. Die am Ende ­erstellte Niederschrift sollte aber vom Betriebsinhaber selbst unterzeichnet werden.

Zunächst werden allgemeine ­Informationen eingeholt: Welche und wie viele Kassensysteme werden im Betrieb verwendet? Wie sind die Öffnungszeiten? Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt und wer davon darf die Registrierkasse betätigen? Wie erfolgt der Kassenabschluss? Wie erfolgt die Kassenöffnung, die Übergabe der Kasse während des Tages, der Zwischenabschluss?

Die Beantwortung dieser grundsätzlichen Fragen sollte der Betriebsinhaber in Form einer Beschreibung im Betrieb aufliegen haben. Die Beamten können die Kassenvorgänge eine Weile beobachten oder den Unternehmer bzw. Mitarbeiter auffordern, einige Testfälle durchzuführen. So zum Beispiel Stornobuchungen, Kassenladenöffnungen ohne baren Geschäftsvorfall oder Trainingsbuchungen.

Anschließend wird geprüft, ob diese Vorgänge auch vollständig im Journal bzw. im Datenerfassungsprotokoll erfasst wurden. Eine häufige Frage betrifft die Programmierung. Ist der Unternehmer in der Lage, Programmierungen oder Einstellung im System selbst vorzunehmen? Wenn ja, wie und wo werden diese Änderungen dokumentiert?

In diesem Zusammenhang werden oft die Handbücher und die sogenannten „E131 Beschreibungen“ angefordert. Das ist eine Stellungnahme, in der der Kassenhersteller oder Programmierer beschreibt, durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Daten im Kassensystem sichergestellt wird (elektronisches Radierverbot), wie dieser Nachweis geführt wird, z. B. durch eine Journalfunktion, die alle Bewegungen speichert, zu welchem Kassentyp das Kassensystem gehört (lt. Kassenrichtlinie gibt es drei Grundtypen) und welche zusätzlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen es gibt (z. B. Signaturen etc.).

Am Schluss der Überprüfung durch die Finanzpolizei wird eine Niederschrift über die durchgeführte Kassennachschau erstellt, in der die Ergebnisse festgehalten werden und die für weitere Amtshandlungen verwendet werden kann. Die Niederschrift sollte, wenn möglich, im Beisein der steuerlichen Vertretung verfasst werden.

Da die Kontrollen der Finanzpolizei nicht angekündigt werden, ist es notwendig, entsprechende Vorbereitungen zu treffen, um einen möglichst reibungslosen Ablauf einer Kontrolle unter möglichst geringfügiger und kurzer Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebes zu gewährleisten.

Die umfassende Prüfungskompetenz der Finanzpolizei, vor ­allem im Bereich Steuern und Sozialbetrugsbekämpfungsgesetz, ermöglicht es auch nicht, eine abschließende Darstellung, welche Punkte bei einer Überprüfung durch die Finanzpolizei jedenfalls zu beachten sind, bzw. eine abschließende Checkliste, welche konkreten Dokumente/Unterlagen etc. bereitzuhalten sind. Hier kommt es immer auf die Art der Prüfung und auf den Einzelfall an.

Wichtig sind aber insbesondere folgende Punkte:

• Einsatzorgane haben die Pflicht zur Ausweisleistung.
• Zeigen Sie Kooperationsbereitschaft.
• Rechtsbelehrung einfordern – dazu ist die Finanzpolizei verpflichtet. Frage nach Rechtsgrundlage der Kontrolle.
• Wenn der Arbeitgeber nicht im Betrieb anwesend ist, dann ist grundsätzlich eine geeignete Vertretung zu bestellen (rechtzeitig).
• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Kontroll­organe, wenn er aufgefordert wird, bei ihrer Amtshandlung im Betrieb zu begleiten.
• Sie müssen Auskunft gewähren und die Einsicht in abgabenrechtliche relevante Unterlagen ermög­lichen, deshalb sollen ­solche Unterlagen vor­bereitet sein.
• Die Auskunftspflicht betrifft auch Dritte, wie z. B. Mitarbeiter etc.
• Es wird empfohlen, einen Steuerberater einzubinden.
• Rechnen Sie jederzeit mit Kontrollen.
• Bestehen Sie auf einer Niederschrift, aus der u. a. die Einhaltung der Rechtsbelehrung und alles Wichtige hervorgehen.
• Lassen Sie sich einen Durchschlag dieser Niederschrift aushändigen und leiten Sie diese Niederschrift umgehend an den Steuerberater weiter.

Was beschleunigt Über­prüfungen und verhindert Strafen?
Die Finanzpolizei hat das Recht auf Identitätsfeststellung der anwesenden Mitarbeiter, deshalb Kontrollordner mit allen Kopien von persönlichen Unterlagen (Passkopie, Dienstzettel etc.) vorbereiten.

• Rechtzeitige Anmeldung: Jeder Dienstnehmer ist vor Dienstbeginn bei der Gebietskrankenkasse anzumelden. Jede Verspätung ist bereits strafbar.
• Ein vorgelegter Gewerbeschein ist bei der Beurteilung über das Vorliegen ­eines Dienstverhältnisses keine Garantie für Selbständigkeit. Es zählt nur die tatsächlich vor Ort vorgefundene Situation zur Beurteilung einer Scheinselbständigkeit.
• Informierte Vertretung im Betrieb: Es sollte unbedingt eine Vertretung im Unternehmen bestimmt werden, welche Zugang zu relevanten Dokumenten hat, Fragen kompetent beantworten und auf Verlangen durch den Betrieb führen kann. Die Außenprüfung der Finanzpolizei wird nicht bis zum Eintreffen des Betriebsinhabers aufgeschoben.
• Räumlichkeiten für die ­Befragung zur Verfügung stellen.
• Für ausländische Arbeitskräfte gilt: Alle ausländischen Arbeitskräfte (aus Drittstaaten) sind dazu anzuhalten, sich jedenfalls ausweisen zu können. Es ist darauf zu achten, dass für ausländische Arbeitskräfte auch das entsprechende Dokument für die Erlaubnis der Inlandsbeschäftigung vorzuweisen ist. – Gültige Beschäftigungsbewilligung, Zulassung als Schlüsselkraft, Anzeigebestätigung, Arbeitserlaubnis, gültiger Befreiungsschein, Entsendebestätigung des AMS, SV-Formular E 101 bzw. A1, unbeschränkte Niederlassungsbewilligung gem. § 8/2/3 Niederlassungs- und Aufenthalts­gesetz, Daueraufenthalt, Niederlassungsnachweis gem. § 24 Fremdengesetz.

Folgende Dokumente sollten nach Verwaltungsmeinung insbesondere jederzeit verfügbar sein:

• Handbücher für Kassensysteme, Kassenbücher, Kassenstand, Tageslosung; laufende Umsatz-aufzeichnungen; aktuelle Lohnkonten; aktuelle Dienstpläne; laufende Arbeitszeitaufzeichnungen bzw. Tachometeraufzeichnungen; aktueller Warenbestand und die zugehörigen Eingangsrechnungen; Preislisten und Speisekarten, Öffnungszeitenliste; Gewerbeberechtigungen; Zulassungsscheine, Fahrtenbücher, ­Kilometerstände und technische Informationen zu betriebseigenen Kfz.